Aufgaben, Nutzen und Kosten

Immobilienverwaltung

Besitzen Sie eine oder mehrere Immobilien, um deren Verwaltung Sie sich nicht selbst kümmern können oder möchten? In dem Fall bietet es sich an, auf eine Immobilienverwaltung zurückzugreifen. Doch was macht ein Immobilienverwalter eigentlich, was kostet die Hausverwaltung, welche Aufgaben werden übernommen und gibt es eine Möglichkeit, qualifizierte Immobilienverwaltern zu erkennen? 

Diese und weitere Fragen beantworten wir in unserem folgenden Beitrag.

Was macht eine Immobilienverwaltung?

Eine Immobilienverwaltung wird häufig ebenso als Wohnungsverwaltung oder Hausverwaltung bezeichnet. Es handelt sich dabei um eine juristische oder natürliche Person, die im Segment der Immobilienwirtschaft mit der Verwaltung von Wohnhäusern, Eigentumswohnungen oder auch gewerblichen Objekten beschäftigt ist.

Dabei gibt es einige zentrale Aufgaben, welche die Immobilienverwaltung erfüllen muss. Dazu gehört insbesondere, dass die Hausverwaltung eine Art Bindeglied zwischen dem Hauseigentümer und den jeweiligen Mietern ist.

Grundsätzlich kümmert sich ein Immobilienverwalter um möglichst viele organisatorische Tätigkeiten, die im Zusammenhang mit der entsprechenden Immobilie stehen.

Welche Arten von Immobilienverwaltungen existieren?

Was zahlreiche Bürger nicht wissen: Es gibt nicht die eine Art von Immobilienverwaltung, sondern der Tätigkeitsbereich wird insbesondere in drei unterschiedliche Arten der Hausverwaltung unterteilt. Aus dem Grund möchten wir im Folgenden insbesondere auf die drei Hauptarten der Immobilienverwaltung eingehen, nämlich:

  • Mietverwaltung
  • WEG-Verwaltung
  • Sondereigentumsverwaltung

Häufige Immobilienverwaltung: Klassische Mietverwaltung

Die am häufigsten anzutreffende Art der Immobilienverwaltung ist sicherlich die sogenannte Mietverwaltung. In diesem Fall beauftragt der Eigentümer eines Mehrfamilienhauses die entsprechende Mietverwaltung damit, sich möglichst um die vollständige Verwaltung des Objektes bzw. der einzelnen Mietwohnungen gegenüber den Mietern zu kümmern.

Dies bezieht unter anderem die Verwaltung nach außen mit ein, also beispielsweise gegenüber Handwerksunternehmen, Behörden oder sonstigen Dienstleistern. Zahlreiche Immobilieneigentümer nutzen die Möglichkeit, möglichst alle Pflichten und Aufgaben im Zusammenhang mit dem Mietshaus an die entsprechende Hausverwaltung bzw. Mietverwaltung auszulagern. Weiterhin übernimmt die Immobilienverwaltung die Mietnebenkosten und die Betriebskostenabrechnung.

WEG-Verwaltung: Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft

Eine zweite Variante der Immobilienverwaltung, in der Praxis ebenfalls häufig anzutreffen ist, ist die sogenannte WEG-Verwaltung. WEG ist die Abkürzung für Wohnungseigentümergemeinschaft.

Die WEG-Verwaltung beschäftigt sich also damit, sogenannte Gemeinschaftsflächen einer Immobilie zu betreuen, denn das entsprechende Objekt hat in aller Regel mehrere Besitzer, nämlich die Eigentümer der Eigentumswohnungen. Insofern wird die WEG-Verwaltung in der Regel dann genutzt, wenn es sich um ein Mehrfamilienhaus handelt, welches nicht – nur – aus Mietwohnungen, sondern zumindest zu einem größeren Teil aus Eigentumswohnungen besteht.

In dem Zusammenhang ist die WEG-Verwaltung für die sogenannten gemeinschaftlichen Flächen sowie den Außenbereich zuständig. Dazu gehören beispielsweise:

  • Gartenbereich
  • Außentreppe
  • Aufzüge
  • Hobbyräume
  • Garagen

Sondereigentumsverwaltung: Spezielle Variante der WEG-Verwaltung

Im Gegensatz zur WEG-Verwaltung zeichnet sich die Sondereigentumsverwaltung dadurch aus, dass diese sich nicht um den Außen- und Gemeinschaftsbereich kümmert, sondern ausschließlich um die Verwaltung der einzelnen Eigentumswohnungen. Deshalb sind ausschließlich die Objekte in die Sondereigentumsverwaltung eingeschlossen, die sich innerhalb der entsprechenden Eigentumswohnungen befinden, insbesondere:

  • Wände
  • Böden
  • Strom- und Wasserleitungen

Nicht in den Aufgabenbereich der Sondereigentumsverwaltung fallen allerdings tragende Wände, Außentüren und Fenster. Normalerweise kommt die Sondereigentumsverwaltung dann zum Einsatz, wenn eine Vermietung der entsprechenden Wohneinheit stattfindet. 

Gewerbliche Objektverwaltung als Sonderform

Es gibt noch eine dritte Art der Immobilienverwaltung, die als gewerbliche Objektverwaltung eine Art Sonderform ist. Es geht in dem Zusammenhang um die Verwaltung von gewerblichen Immobilien, wie zum Beispiel Bürohäusern. Allerdings gibt es zahlreich Gemeinsamkeiten zwischen der gewerblichen Objektverwaltung und der Mietverwaltung. Dennoch sind die besonderen juristischen Umstände zu berücksichtigen, die im Hinblick auf gewerbliche Mieter existieren.

Was sind die Aufgaben einer Immobilienverwaltung?

Eine der zentralen Fragen im Zusammenhang mit einer Immobilienverwaltung ist, welche Aufgaben der Hausverwalter im Detail wahrnimmt. Grundsätzlich besteht in dem Bereich eine sogenannte Vertragsfreiheit. Das bedeutet, dass die exakten Aufgaben der Immobilienverwaltung vom jeweiligen Eigentümer der Wohnung bzw. des Wohngebäudes definiert und mit dem Dienstleister vereinbart werden. Dennoch gibt es eine Reihe von Standardaufgaben, die so von nahezu jeder Immobilienverwaltung wahrgenommen wird. Dazu gehört zum Beispiel, dass der Immobilienverwalter Ansprechpartner für zahlreiche Probleme ist, die es entweder vonseiten des Eigentümers oder der Mieter gibt.

Die Aufgaben, die eine Immobilienverwaltung wahrnimmt, lässt sich in mehrere Rubriken einordnen. Das ist insbesondere die juristische, technische und kaufmännische Verwaltung. Auf diese einzelnen Aufgaben gehen wir im weiteren Verlauf des Beitrages noch näher ein. Zunächst möchten wir jedoch erwähnen, dass die Immobilienverwaltung für Eigentümer einige Rechte und Pflichten beinhaltet, die zum Beispiel im Paragraph 27 Wohneigentumsgesetz festgehalten sind. Zu den Pflichten gehört zum Beispiel:

  • Umsetzung der Hausordnung
  • Beschlüsse durch die Wohnungseigentümer durchführen
  • Verwaltung gemeinschaftlicher Gelder
  • Annahme von Willenserklärungen
  • Maßnahmen zur Fristwahrung oder Schadensabwendung
  • Gerichtliche oder außergerichtlich Ansprüche geltend machen

Kommen wir nun zurück zu den wesentlichen Aufgaben einer Immobilienverwaltung, die sich in mehrere Teilbereiche gliedern.

Facility Management: Technische Aufgaben des Immobilienverwalters

Ein großer Auflagenbereich der Hausverwaltung wird neudeutsch als Facility Management bezeichnet. Anders ausgedrückt handelt es sich um technische Aufgaben, die der entsprechende Immobilienverwalter wahrzunehmen hat. Dazu gehört zum Beispiel die regelmäßige Kontrolle der Objekte. Diese hat den Hintergrund, dass möglichst frühzeitig notwendige Instandhaltungsmaßnahmen geplant werden können. Immerhin zählt es grundsätzlich zur Aufgabe eines Immobilienverwalters, dass er die entsprechenden Arbeiten veranlasst, damit die Immobilie möglichst nicht aufgrund baulicher oder sonstiger Mängel an Wert verliert. Zu den weiteren Aufgaben, die ebenfalls in den Bereich Facility Management fallen, zählen unter anderem:

  • Reinigungsdienst
  • Winterdienst
  • Organisation von Reparaturaufträgen
  • Vergabe von Handwerkeraufträgen
  • Überwachung von Dienstleistern, wie zum Beispiel des Hausmeisters oder der Handwerker

Property Management: Kaufmännische Aufgaben

Neben den technischen Aufgaben gibt es ebenso kaufmännische Aufgaben, die fachlich korrekt in den Bereich des Property Managements fallen. Zu den kaufmännischen Aufgaben zählt insbesondere die Abwicklung des notwendigen Schriftverkehrs zwischen Mietern, Vermietern bzw. Eigentümern und Servicedienstleistern.

Darüber hinaus ist die Hausverwaltung in der Regel ebenso für die Abhaltung der Eigentümerversammlung zuständig. Ferner fällt in den Bereich des Property Managements die Erstellung sowie Kontrolle der Hausordnung. In die große Sparte der kaufmännischen Aufgaben fallen ebenfalls buchhalterische und juristische Aufgaben. Diese sind allerdings teilweise umfangreicher, sodass es Sinn ergibt, hier eine eigene Rubrik zu haben.

Buchhalterische Aufgaben der Immobilienverwaltung

Ein großer Teil der gesamten Aufgaben eine Hausverwaltung fällt in die Rubrik der buchhalterischen Aufgaben. Dazu gehört in erster Linie die Einnahme der Mieten sowie der Nebenkosten, die vom entsprechenden Mieter zu zahlen sind. Ebenfalls unter die buchhalterischen Aufgaben fällt die Bezahlung notwendige Ausgaben, beispielsweise für Maler, Reinigungsunternehmen und sonstiger Handwerker. Darüber hinaus sind es die folgenden Aufgabenbereiche, die in die Rubrik der buchhalterischen Aufgaben gehören:

  • Planung des Budgets
  • Wirtschaftsplan erstellen
  • Forderungsmanagement und Mahnwesen
  • Abrechnungen erstellen, beispielsweise Betriebskostenabrechnung

Juristische Aufgaben der Immobilienverwaltung

Ein weiterer Teilbereich der Gesamtaufgaben einer Immobilienverwaltung sind die juristischen Aufgaben. Diese sind allerdings nur dann auf die Hausverwaltung zu übertragen, falls keine Pflicht besteht, einen Anwalt in Anspruch zu nehmen. Diese Pflicht gibt es insbesondere bei größeren Objekten und speziellen Gebäuden. Unter die juristischen Aufgaben fällt in erster Linie, dass der Immobilienverwalter die Mietverträge erstellt. Ebenfalls zählt dazu der Aufhebungsvertrag für den Mietvertrag, sollte ein ehemaliger Mieter aus der Wohnung ausziehen. Darüber hinaus kann ebenfalls die Vertretung des Hauseigentümers gegenüber Behörden und vor Gericht zu den juristischen Aufgaben einer Hausverwaltung gehören.

Service-Dienstleistungen des Hausverwalters

Ein letzter Teilbereich, in den sich die Aufgaben einer Hausverwaltung gliedern können, sind die sogenannten Service-Dienstleistungen. Dabei kann es sich zum Beispiel um die Organisation von Umzügen der Mieter bzw. ehemaligen Mieter handeln. Die Organisation von Fahrbereitschaften oder das gemeinschaftliche Einkaufen sind weitere Servicedienstleistungen, die das Angebot einer Immobilienverwaltung beinhalten kann.

Wer darf überhaupt Immobilienverwalter sein?

Insbesondere aufgrund der doch recht umfangreichen Aufgaben stellt sich für Immobilieneigentümer die Frage, wer eigentlich als Immobilienverwalter auftreten darf. Bei dieser Frage geht es insbesondere darum, ob es die Möglichkeit gibt, zwischen einer qualifizierten und einer der weniger qualifizierten Immobilienverwaltung zu unterscheiden. Zunächst muss differenziert werden zwischen dem WEG-Verwalter und einem Miet- bzw. Wohnungsverwalter. Der WEG-Verwalter kümmert sich um Eigentum, der Mietverwalter hingegen um Mietwohnraum.

Insbesondere für WEG-Verwalter gibt es mittlerweile einige Vorschriften, die im Zusammenhang mit der Ausübung der Tätigkeit stehen. Daher ist es nicht richtig, dass – wie durchaus häufiger behauptet wird – im Prinzip jede Person WEG-Verwalter werden könne. Eine Vorschrift besteht zum Beispiel darin, dass mindestens der gewerblich tätige Verwalter einen Gewerbeschein benötigt. Dabei wird für diese Erteilung nicht nur die persönliche Zuverlässigkeit, sondern auch geordnete Vermögensverhältnisse seitens des Gewerbeamtes vorausgesetzt.

Vom Grundsatz her darf es sich bei einem Immobilienverwalter sowohl um eine natürliche als auch um eine juristische Person handeln. Es gibt lediglich die Einschränkung, dass natürliche Personen voll geschäftsfähig, also volljährig, sein müssen. Darüber hinaus hat unter anderem der Bundesgerichtshof in einem Urteil aus 2012 festgelegt, dass zusätzlich eine ausreichende Bonität existieren muss.

Gesetzliche Neuregelung mit Erlaubnispflicht für WEG-Verwalter

Da es in der Vergangenheit immer wieder Streitigkeiten darum gab, ob tatsächlich jede Person Hausverwalter werden darf oder es nicht eine bestimmte Erlaubnis geben müsse, existiert seit wenigen Jahren eine gesetzliche Neuregelung. Diese wurde insbesondere vom Dachverband Deutscher Immobilienverwalter seit geraumer Zeit fordert. Es geht dabei insbesondere um eine Erlaubnispflicht für Personen, die als Immobilienverwalter tätig sein möchten. Die Regelung beinhaltet eine Art Berufszulassung für gewerbliche WEG-Verwalter, von der übrigens seit der Neuregelung ebenfalls Immobilienmakler betroffen sind.

Die Basis ist insbesondere der Paragraph 34c Gewerbeordnung, nachdem gewerblich tätige Wohneigentumsverwalter mindestens die folgenden Voraussetzungen erfüllen müssen, um in dieser Funktion tätig werden zu dürfen:

  • Erbringen eines Sachkundenachweises (Prüfung vor der IHK)
  • Vorlage einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung
  • Nachweis geordneter Vermögensverhältnisse

Wer bereits vor der Neuregelung als WEG-Verwalter tätig war, hatte nach Einführung der Regelung bis zu sechs Monate Zeit, den Sachkundenachweis nachzureichen. Demzufolge ist es heutzutage geregelt, dass eben nicht jede beliebige Person in der Praxis als Immobilienverwalter am Markt auftreten darf.

Was kostet eine Immobilienverwaltung?

Für den Eigentümer einer oder mehrere Immobilien stellt sich vor dem Beauftragen einer Hausverwaltung nicht nur die Frage, welche Aufgaben übertragen werden können. Darüber hinaus ist es wichtig zu wissen, was eine solche Immobilienverwaltung eigentlich kostet. Pauschal beantworten kann man diese Frage allerdings nicht, denn es hängt von mehreren Faktoren ab, welche Kosten der entsprechende Immobilienverwalter veranschlagen wird. Dabei handelt es sich insbesondere um die folgenden Einflussfaktoren:

  • Größe der Immobilie
  • Lage der Immobilie
  • Zustand der Immobilie
  • Art der Immobilienverwaltung

Gut nachvollziehbar ist, dass die Immobilienverwaltung in der Summe natürlich teurer wird, je größer das entsprechende Objekt ist. Ebenfalls einleuchtend ist, dass höhere Kosten anfallen, wenn sich die Immobilie in einem schlechten Zustand befindet. Dann muss sich die Immobilienverwaltung nämlich oft in der Form um Reparaturen kümmern, als dass entsprechende Handwerker beauftragt werden. Ebenfalls eine Rolle spielt die Lage der Immobilie. Der Immobilienverwalter wird vermutlich bei teureren Wohnlagen entsprechend höhere Kosten veranschlagen, als wenn es sich eher um eine Immobilie auf dem flachen Land handelt. 

Entscheidend für die Kosten ist ferner, um welche Art von Immobilienverwaltung es sich eigentlich handeln soll, also entweder um eine Miet- oder eine WEG-Verwaltung. Der Grund besteht darin, dass beispielsweise ein Mehrfamilienhaus mit zehn Mietwohnungen für die Immobilienverwaltung deutlich einfacher zu handhaben ist, als wenn es sich um zehn Eigentumswohnungen mit dementsprechend zehn unterschiedlichen Eigentümern handelt. 

Fernab dieser Einflussfaktoren gibt es natürlich dennoch Richtwerte, was eine Immobilienverwaltung im Durchschnitt kostet. Eine allgemeine Größe lautet zum Beispiel, dass die sogenannte pauschale Grundvergütung im Bereich der Wohneigentumsverwaltung – natürlich abhängig von Region, Lage und Größe der Immobilie – durchschnittlich zwischen monatlich 18 bis 40 Euro je Wohneinheit an Kosten verursacht. Die Mietverwaltung hingegen ist um einiges günstiger, denn bei der Verwaltung von Mietshäusern werden in der Regel durchschnittliche Kosten zwischen 16 und 25 Euro angesetzt. 

Auf eine Einflussgröße möchten wir etwas näher eingehen, nämlich die Anzahl der zu betreuenden Wohneinheiten. Zuvor möchten wir allerdings einmal den sogenannten Regelsatz erläutern, der durchaus ebenfalls eine Rolle im Zusammenhang mit den Kosten für eine Immobilienverwaltung spielt. Zur Anwendung kommt dieser Regelsatz bei einer WEG-Verwaltung, also bei der Betreuung von mehreren Eigentumswohnungen innerhalb eines Mehrfamilienhauses. In diesem Fall ist zunächst jeder Eigentümer der entsprechenden Wohnung dazu verpflichtet, an den beauftragten Immobilienverwalter einen Regelsatz zu zahlen. Mit diesem Geld sollen die Arbeiten abgegolten werden, die sich auf das Gemeinschaftseigentum beziehen, wie zum Beispiel auf Gärten. Dieser Regelsatz kann allerdings von Immobilie zu Immobilie erheblich unterschiedlich ausfallen, da es auf die Lage und die Anzahl der Einheiten ankommt.

Wie bereits mehrfach erwähnt, richtet sich der Preis für eine Immobilienverwaltung ebenfalls nach der Anzahl der zu betreuenden Wohneinheiten. In dem Zusammenhang ist es nicht unbedingt verwunderlich, dass tendenziell der Preis je Wohneinheit mit der Anzahl der Wohneinheiten fällt. Es gibt also in gewisser Weise eine Art Mengenrabatt. Natürlich fallen auf die einzelne Wohnung gerechnet für die Hausverwaltung weniger Kosten an, wenn zum Beispiel ein Haus mit 60 Wohneinheiten statt einem Haus mit lediglich zehn Wohneinheiten betreut werden müssen. Durchschnittlich können Sie als Immobilieneigentümer von den folgenden ungefähren Kosten ausgehen, wenn Sie sich für eine WEG-Verwaltung entscheiden:

  • Bis 10 Wohneinheiten: 15 bis 50 Euro je Wohneinheit und Monat
  • 11 bis 29 Wohneinheiten: 13 bis 30 Euro je Wohneinheit und Monat
  • 50 bis 99 Wohneinheiten: 12 bis 25 Euro je Wohneinheit und Monat

Wer bietet eine Immobilienverwaltung an?

Im Bereich der Immobilien- und Hausverwaltung gibt es am Markt zahlreiche Anbieter. Oftmals dominieren regional tätige Immobilienverwalter, die sich zum Beispiel auf eine größere Stadt oder eine klar definierte Region beschränken. Es gibt nur wenige deutschlandweit tätige und somit größere Immobilienverwaltungen. Darüber hinaus wächst allerdings das Angebot sogenannter Online-Immobilienverwaltung mit der entsprechenden Software in großem Ausmaß. In dem Zusammenhang möchten wir Ihnen kurz zwei Anbieter beispielhaft vorstellen, die im Bereich der Immobilienverwaltung tätig sind.

FONCIA: der europäische Marktführer

Ein Unternehmen, welches im Bereich der Immobilienverwaltung nicht nur deutschlandweit, sondern europaweit führend ist, ist FONCIA. Der Anbieter stellt eine WEG- und Mietverwaltung zur Verfügung und besitzt allein in Deutschland mehr als 50 Vor-Ort Büros. In dem Zusammenhang werden hierzulande etwa 130.000 Einheiten verwaltet. Somit ist FONCIA der europaweit größte und zugleich einer von wenigen Immobilienverwaltern, die bundes- bzw. in dem Fall sogar europaweit tätig sind.

Vonovia Immobilien Treuhand GmbH: bereits 100.000 Einheiten

Ein weiterer großer und bundesweit tätiger Immobilienverwalter ist die Vonovia Immobilien Treuhand GmbH. Das Unternehmen ist vor geraumer Zeit durch eine Fusion zwischen der GAGFAH und der Deutsche Annington entstanden. Im gesamten Bundesgebiet sind es mehr als 100.000 Wohneinheiten, die durch Vonovia betreut werden. Dabei setzt das Unternehmen unter anderem auf erstklassig ausgebildete Mitarbeiter, ein großes Netzwerk sowie stabile Prozesse.

Für wen eignet sich eine Immobilienverwaltung?

Aufgrund unseres ausführlichen Beitrages zum Thema Immobilienverwaltung sind Sie nun sicherlich deutlich besser informiert, worum es sich bei einer Hausverwaltung handelt, welche unterschiedlichen Arten es gibt, welche Kosten anfallen und welche Aufgaben eine Immobilienverwaltung eigentlich übernehmen würde. Positiv ist vor allem, dass der Aufgabenbereich relativ individuell gestaltet werden kann und somit auch die Kosten planbar sind. Eine derartige Hausverwaltung eignet sich insbesondere unter der Voraussetzung, dass die Eigentümer und Vermieter mehrere Wohneinheiten haben, im besten Fall mindestens zehn Wohneinheiten. 

Für relativ kleine Mehrfamilienhäuser, die zum Beispiel lediglich vier Mietwohnungen beinhalten, ist hingegen die Hausverwaltung oftmals unnötig. Gleiches gilt natürlich unter der Voraussetzung, dass eine Wohnanlage mit mehreren Eigentumswohnungen verwaltet werden soll. Manchmal muss es auch keine klassische Immobilienverwaltung sein. Immer mehr Unternehmen bieten eine sogenannte Immobilienverwaltungs-Software an, die zahlreiche Aufgaben einer klassischen Hausverwaltung übernehmen kann.