Betriebskostenabrechnung

Häufig ist die Abrechnung nicht korrekt

Untersuchungen bezüglich der Betriebskostenabrechnung kommen immer wieder zu dem Ergebnis, dass teilweise über 70 Prozent aller erstellten Abrechnungen Fehler enthalten. Daher ist es Mietern unbedingt anzuraten, die jährlich vorgelegte Betriebskostenabrechnung genau zu prüfen. Vermieter müssen in dem Zusammenhang einige Punkte beachten. Sie erfahren bei uns, was Betriebskosten eigentlich sind, worum es sich bei der Betriebskostenabrechnung handelt und vor allem gehen wir darauf ein, was in dieser Abrechnung aufgeführt werden darf und was nicht.

Was sind Betriebskosten eigentlich?

Bevor wir näher auf die Betriebskostenabrechnung eingehen, die jeder Vermieter einmal im Jahr erstellen muss, möchten wir kurz erläutern, worum es sich eigentlich bei den Betriebskosten handelt. Per Definition sind das nach §1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) Kosten, die dem Immobilieneigentümer durch den gewöhnlichen Gebrauch des Objektes und durch sein Eigentum entstehen. Dabei geht es nicht nur um das reine Wohngebäude, sondern ebenfalls um eventuelle Nebengebäude, das Grundstück und Anlagen. Ebenso zur Definition der Betriebskosten zählt, dass diese Aufwendungen wiederkehrend und regelmäßig sind.

Sie sehen ein Formular für die betriebskostenabrechnung

Demgegenüber fallen entweder einmalige oder unregelmäßig entstehende Kosten, wie zum Beispiel die einmaligen Kosten für eine Sperrmüllabfuhr, nicht unter die Betriebskosten. Ferner ist es wichtig zu wissen, dass es zum einen die kalten und zum anderen die warmen Betriebskosten gibt. Zu den kalten Betriebskosten zählen in erster Linie alle Kosten, außer für die Heizung und Warmwasserbereitung. Werden diese Kosten hinzugerechnet, ergeben sich daraus die kalten und die warmen Betriebskosten. Mehr zum Thema Betriebskosten lesen Sie hier.

Worum handelt es sich bei der Betriebskostenabrechnung?

Umgangssprachlich wird die Betriebskostenabrechnung häufig als Nebenkostenabrechnung bezeichnet. Fachlich korrekt ist dies allerdings nicht, denn es gibt wesentliche Unterschiede zwischen den Betriebskosten und den Nebenkosten. Als Betriebskosten werden nämlich sämtliche kontinuierlich auftretenden Kosten für eine Mietwohnung bezeichnet, die seitens des Vermieters problemlos auf den Mieter umgelegt werden dürfen. 

Dies geschieht mittels der jährlichen Betriebskostenabrechnung. Das bedeutet: Sämtliche Betriebskosten sind automatisch Nebenkosten, jedoch fallen nicht alle Nebenkosten in den Bereich der Betriebskosten. Keine Betriebskosten und somit ebenfalls keine umlagefähigen Nebenkosten sind zum Beispiel Instandhaltungskosten oder auch Verwaltungskosten. Über diese Bewirtschaftungskosten erfahren Sie mehr auf unserer Übersichtsseite zum Thema Nebenkosten.

Die Betriebskostenabrechnung hat nun die wesentliche Aufgabe, dass der Vermieter alle umlegbaren Betriebskosten auf den Mieter umlegen darf. Dabei erstreckt sich die Betriebskostenabrechnung über einen Zeitraum von zwölf Monaten, also für ein Jahr. Der Vermieter hat in dem Zusammenhang die Aufgabe, die ihm entstandenen Kosten mittels eines Verteilerschlüssels umzulegen. Dabei gibt es unterschiedliche Berechnungsverfahren. Entweder werden die Betriebskosten auf Basis der Anzahl der in der Wohnung lebenden Personen umgelegt oder im Verhältnis zur Größe der Wohnung (in Quadratmetern) verteilt. Wichtig zu wissen ist, dass die sogenannten warmen Betriebskosten (Heiz- und Warmwasserkosten) innerhalb der Betriebskostenabrechnung einzeln und damit getrennt von den anderen Kosten aufzuführen sind. 

Eine weitere Vorgabe besteht darin, dass die warmen Betriebskosten innerhalb eines Bereiches zwischen 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch abzurechnen sind. Der sich ergebende Restbetrag kann auf Grundlage der Wohnfläche in Quadratmeter berechnet werden.

Welche Betriebskosten dürfen auf den Mieter umgelegt werden?

Kommen wir nun zu der spannenden Frage, welche Kosten innerhalb der Betriebskostenabrechnung aufgeführt und somit auf den Mieter umgelegt werden. Hier passieren definitiv die häufigsten Fehler, nämlich indem der Vermieter mitunter Betriebskosten aufführt, die er nicht umlegen darf. Die folgenden Betriebskosten sind allerdings umlagefähig und dürfen bzw. müssen somit in der Betriebskostenabrechnung enthalten sein:

  • Abwassergebühren
  • Gebühren für die Müllabfuhr
  • Grundsteuer
  • Kosten für Haftpflicht- oder Gebäudeversicherung
  • Heizkosten
  • Wasserkosten (auch für Erwärmung)
  • Sonstige Betriebskosten
  • Aufwendungen für die Straßenreinigung
  • Aufzugskosten
  • Reinigungskosten des Schornsteinfegers
  • Kosten für die Hausbeleuchtung
  • Kosten für einen Hausmeister oder Reinigungs- bzw. Gartenarbeiten
  • Kosten für Kabelfernsehen

Es gibt also tatsächlich eine ganze Reihe von Betriebskosten, die der Vermieter im Zuge der Betriebskostenabrechnung auf den Mieter rechtlich einwandfrei umlegen darf.

Prüfung der Betriebskostenabrechnung

Die im Folgenden genannten Kosten führen häufig zu Streitigkeiten zwischen Mietern und Vermietern. Es handelt sich nämlich um die nicht umlagefähigen Betriebskosten, die demzufolge auch nicht in der Betriebskostenabrechnung auftauchen dürfen. Schon allein deshalb macht es Sinn, dass Sie die Betriebskostenabrechnung prüfen oder von fachlich kompetenter Seite aus prüfen lassen. Die nachfolgend genannten Betriebskosten sind nicht umlagefähig:

  • Grunderwerbsteuer
  • Rechtsschutz- und Hausratversicherung
  • Anschlussgebühren für Kabel
  • Reparatur- und Instandhaltungskosten
  • Gebühren für einen Hausverwalter
  • Kontoführungsgebühren oder andere Bankkosten

Nicht selten tauchen diese Kosten allerdings dennoch in der Betriebskostenabrechnung auf. Sie sollten sich dann mit Ihrem Vermieter in Verbindung setzen oder gegebenenfalls eine Beratung durch die Verbraucherzentrale oder einen Rechtsanwalt in Anspruch nehmen.

Frist der Betriebskostenabrechnung

Der Vermieter hat nicht unbegrenzt Zeit, um die Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Zunächst einmal gilt die Betriebskostenabrechnung in aller Regel für ein Kalenderjahr. Der Zeitraum, innerhalb dessen der Vermieter die Betriebskostenabrechnung erstellen muss, ist sogar relativ lang. Er endet nämlich erst am 31. Dezember des folgenden Jahres. Das bedeutet: Ihr Vermieter hat bis zum 31.12.2020 Zeit, um die Betriebskostenabrechnung für 2019 zu erstellen. Sollten Sie die Nebenkostenabrechnung erst über diesen Zeitraum hinaus erhalten, sind Sie nicht dazu verpflichtet, eine geforderte Nachzahlung vorzunehmen. Mehr zu rechtlichen Fragen rund um Immobilien erfahren Sie hier.

 

Häufige Fehler in der Betriebskostenabrechnung

Es gibt eine Reihe typischer Fehler, die häufig in der Betriebskostenabrechnung zu finden sind. In der Übersicht handelt es sich dabei in erster Linie um die folgenden Fehler und Versäumnisse:

  • Betriebskostenabrechnung wird zu spät erstellt
  • Nicht umlagefähigen Kosten tauchen in der Abrechnung auf
  • Es wird ein falscher Verteilerschlüssel verwendet
  • Formfehler in der Betriebskostenabrechnung
  • Rechenfehler

Es sind also keinesfalls immer nur die wissentlich oder unwissentlich aufgeführten Positionen, die nicht umlagefähig sind, aber dennoch in der Betriebskostenabrechnung aufgeführt werden. Ebenfalls nicht selten ist eine fehlerhafte Umlage der Heizkosten und die Nutzung eines fehlerhaften Verteilerschlüssels. Zudem passiert es oft, dass alle Versicherungen als umlagefähigen Betriebskosten aufgeführt werden, auch wenn ausschließlich Haftpflicht- und Wohngebäudeversicherung genannt werden dürfen.